KĨ NĂNG VIẾT EMAIL
Khi mới vào đại học, thực sự mình là đứa khá lowtech (gà mờ về công nghệ). Mình nhớ có một hôm mình gửi mail bài tập tin học giữa kì cho cô, mình làm đúng nhưng cô vẫn trừ 0,5 điểm🥺 Các cậu biết không, cô trừ điểm mình vì lỗi viết mail không có tiêu đề :(( Cũng chính từ lần đó mà mình đã tìm hiểu những cách viết mail và trở nên chuyên nghiệp hơn khi viết mail.
Sau đây mình sẽ chia sẻ với các bạn một số lưu ý phải biết để khi gửi mail cho thầy cô, sếp, đơn vị tuyển dụng, câu lạc bộ, …. được chuyên nghiệp và đúng form mẫu hơn nha!!
☘️☘️Thứ nhất là tiêu đề email
Gửi mail phải có tiêu đề mail, nếu không người ta lại tưởng là thư rác, họ không thèm đọc. Tiêu đề mail thì sẽ tuân theo yêu cầu của bên nhận, Ví dụ:
Có bên tuyển dụng yêu cầu tiêu đề mail phải có dạng [VỊ TRÍ ỨNG TUYỂN][ HỌ VÀ TÊN] [NĂM SINH] ví dụ [CHUYÊN VIÊN DỰ ÁN] [HOÀNG NAM][1997] thì các bạn phải viết đúng như họ yêu cầu.
Nếu không có yêu cầu cụ thể thì tiêu đề mail phải nói lên được nội dung của email, ví dụ như “Ứng tuyển vị trí chăm sóc khách hàng – công ty ABC”, tức là người ta đọc tiêu đề mail xong phải biết là mail đó sẽ chứa cái gì.
☘️☘️Thứ hai là nội dung email
Nội dung email thông thường có thể bao gồm các thành phần: Lời chào, giới thiệu bản thân, nội dung email, lời mong hồi đáp, lời cảm ơn, tên
Ví dụ:
Dear chị Hằng,
Em tên là Phạm Thu Hiền, sinh năm 1997, hiện đang là sinh viên năm 3 của trường Đại học Ngoại Thương Hà Nội.
Em viết email này nhằm ứng tuyển vào vị trí Chuyên viên dự án tại công ty Cổ Phần Đầu Tư Ánh Sao, theo như tin đăng tuyển trên báo Vietnamnet.vn.
Em rất mong được làm việc tại công ty vì qua tìm hiểu, em nhận thấy đây là một môi trường rất năng động và chuyên nghiệp.
Em rất mong nhận được phản hồi sớm từ phía công ty. Em chân thành cảm ơn.
Em Hiền,
(Trên đây là ví dụ thôi nhé, ít nhất cũng phải có những nội dung này)
Thứ ba phải có phần chân của email
Trong đó ít nhất cũng phải có SĐT. Nếu bạn có chức danh nào đó trong câu lạc bộ hoặc tổ chức nào đó mà bạn muốn nêu ra thì cũng cho vào phần này. Để người ta tiện trong việc liên hệ đến các bạn.
Phần 4 các file đính kèm như CV xin việc
Đối với phần cv thì phải có một số lưu ý nhỏ như sau:
– CV tốt nhất là theo mẫu của bên nhận mail yêu cầu, nếu không có các em có thể tự viết, nhưng cố gắng chỉ nên để 1 mặt A4 thôi. Vì dài quá họ không đọc hết đâu (trừ phi họ có yêu cầu quá nhiều nội dung)
– CV nên để dưới dạng pdf, vì nếu để doc thì có thể khi tải xuống, phần mềm word ở máy người đọc khác với phần mềm ở máy người gửi thì có thể người đọc sẽ không đọc được vì bị nhảy font chữ. Không nên để docx vì máy các bạn có thể là word 2013, nhưng máy người đọc chỉ là word 2003 thì có thể sẽ không đọc nổi file bạn gửi. Tóm lại là gửi pdf.
– CV phải có các phần: Họ tên, năm sinh, địa chỉ, số điện thoại, email, quá trình học tập, kinh nghiệm có liên quan, điểm mạnh -yếu (nếu có), bằng khen – giấy khen – giấy chứng nhận kết quả học tập (ví dụ như học bổng), chứng nhận các hoạt động xã hội. Ít nhất phải có các nội dung đó.
NOTE: Email thì nên để chuyên nghiệp đừng để email kiểu: gaigiatimchong@gmail.com nha ^^
Cảm ơn mọi người đã đọc bài, mình mong rằng bài chia sẻ của mình sẽ giúp ích cho các bạn 💓